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El pasado 17 de junio organizamos en Madrid nuestro mayor evento del año, La Gala de la innovación, presidida por SM El Rey y con presencia de dos ministros, numerosas autoridades, políticos, empresarios, científicos y profesionales del sistema nacional de I+D+I. Un total de 991 invitados se inscribieron para asistir: dejaron sus datos y reservaron un asiento. De ellos, 717 ocuparon su butaca; 138 avisaron de que no podían ir -a tiempo de que otra persona ocupara su plaza- o se disculparon a posteriori; y 137 fueron ausentistas: ni asistieron ni avisaron ni se disculparon.

La Gala 2024 de Cotec, dedicada al binomio innovación y democracia, se celebró en el Gran Teatro Caixabank Príncipe Pío, en Madrid y sirvió para presentar el Anuario 2024 de Cotec.

La tasa de ausentismo de La Gala fue del 14%, un dato muy por debajo del registrado un año antes, que llegó al 46%, y en general, inferior a la que suelen dejar este tipo de eventos presenciales y gratuitos -suele oscilar entre el 20% y el 40%-. Esta mejoría notable debe mucho al cumplimiento en la organización del evento del decálogo de la Alianza Contra el Ausentismo, una campaña de sensibilización, que lanzamos el pasado febrero, a la que se han unido ya más de 50 organizaciones.

El ausentismo es un problema en aumento para las organizaciones que organizan actos presenciales y gratuitos. Desluce los eventos, deja a personas interesadas sin opción de asistir, dificulta el cálculo del aforo y tiene un impacto negativo en la sostenibilidad, principalmente por el desperdicio de alimentos.

La tasa media de ausentismo en los 16 eventos organizados por Cotec en 2023 fue del 32%. El ausentismo fue mayor en los 7 eventos celebrados en su sede de Madrid (19%), que en los 9 organizados fuera de la capital (12%). A diferencia de La Gala, en los eventos que celebramos durante el año el aforo no llega al medio centenar de personas.

La Alianza compromete a quienes la suscriben a cumplir con un decálogo. Nueve medidas atañen a los organizadores y la décima, abierta a la definición de cada aliado, establece penalizaciones para los ausentistas. En el caso de Cotec, la penalización consiste en excluir a los responsables, temporal o definitivamente, si son reincidentes, de su lista de invitados. Los ausentistas de La Gala han recibido estos días un correo electrónico explicándoles el porqué de esta medida.

Los compromisos que impone el decálogo tienen que ver con profesionalizar los eventos y las convocatorias y dar facilidades al invitado: simplificar la cancelación, respetar la privacidad, no abusar del overbooking, organizar eventos sostenibles, segmentar las convocatorias, además de experimentar para mejorar, promocionar la Alianza y compartir resultados.

MÁS DE 50 ALIADOS

En los cinco meses de vida de la Alianza se han adherido ya más de 50 entidades de muy diferentes sectores. Entre ellas figura la Asociación de Directivos de Comunicación (DIRCOM), el colectivo de Agencias de Eventos Españolas Asociadas (AEVEA); empresas que producen eventos, como Fazeta, Scope Producciones, En Clave de Sol, Eventscase o el Club Abierto de Editores (Clabe); organismos públicos, como el Ayuntamiento de Gotarrendura (Ávila) o el Institut d’Innovació Empresarial de les Illes Balears; entidades del ámbito académico, como El Observatorio del Emprendimiento o UCA Emprende; empresas de distinto tamaño, como Antolin, Pons IP, BTI Biotechnology Institute o Vicinay Marine; además de organizaciones de ámbitos diversos, como Cibervoluntarios, Adigital, Fundación Iseak o Fundación Cruz Roja Española, entre otras. Las entidades interesadas en adherirse a la Alianza pueden inscribirse a través de este enlace.